Terminarten verwalten

Damit Termine in Photovate einheitlich erfasst und sinnvoll organisiert werden können, stehen dir im Bereich Terminarten frei konfigurierbare Kategorien zur Verfügung. Hier legst du fest, welche Arten von Terminen in deinem Unternehmen üblich sind und im System abgebildet werden sollen.

Terminarten verwalten

Du findest die Terminarten unter Einstellungen → Terminplanung → Terminarten. Dort siehst du alle Terminarten deines Unternehmens als Liste. Je Terminart zeigt dir die Liste:

Die Reihenfolge änderst du, indem du eine Zeile am Griff links („Zum Sortieren ziehen") an die gewünschte Stelle ziehst. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert.

Eigene Terminarten anlegen

Die Terminarten passt du vollständig an deine betrieblichen Abläufe an. Gängige Beispiele aus der Praxis sind etwa Montagetermin, Beratungstermin oder Abnahmetermin. Du bist jedoch nicht auf diese Bezeichnungen beschränkt.

Ob Vor-Ort-Besichtigung, Netzanschluss oder Kundenübergabe – lege genau die Terminarten an, die deinen täglichen Projektablauf abbilden. Achte dabei auf eindeutige Bezeichnungen, damit alle Mitarbeiter auf Anhieb verstehen, worum es bei einem Termin geht.

1. Klicke auf „Terminart hinzufügen". Es öffnet sich das Fenster „Neue Terminart".
2. Gib unter „Bezeichnung" einen Namen ein. Das ist das einzige Pflichtfeld.
3. Wähle unter „Farbe" eine Farbe. Daneben siehst du gleich, wie die Terminart im Kalender aussieht.
4. Lege unter „Dokumentenzuweisung" fest, welche Dokumente aus Chance oder Auftrag bei Terminen dieser Art angezeigt werden. Lässt du das Feld leer, werden alle angezeigt.
5. Wähle unter „Formulare", welche Formulare in einem Termin dieser Art ausgefüllt werden sollen.
6. Stelle unter „Regeluhrzeit" die Start- und Endzeit ein, die ein neuer Termin dieser Art automatisch bekommt. Vorgegeben sind 08:00 bis 17:00. Möglich sind Zeiten von 06:00 bis 23:45 in 15-Minuten-Schritten, und der Start muss vor dem Ende liegen. Soll es keine Vorgabe geben, lässt du beide Felder leer.
7. Setze stattdessen das Häkchen „Ganztägig", wenn Termine dieser Art immer den ganzen Tag dauern. Die Uhrzeitfelder werden dann geleert und gesperrt. Nimmst du das Häkchen wieder heraus, stehen die vorherigen Uhrzeiten wieder drin.
8. Setze das Häkchen „Montagetermin", wenn Termine dieser Art in der Auswertung Montageauslastung als Montage zählen sollen.
9. Klicke auf „Anlegen".

Terminart bearbeiten oder löschen

Klicke in der Zeile der Terminart auf das Stiftsymbol („Bearbeiten"). Es öffnet sich das Fenster „Terminart bearbeiten" mit denselben Feldern. „Speichern" wird aktiv, sobald du etwas geändert hast.

Zum Löschen klickst du in der Zeile auf das Papierkorbsymbol oder im Fenster unten auf „Löschen" und bestätigst im Dialog „Terminart löschen". Direkt danach erscheint die Meldung „Terminart wurde gelöscht" mit der Schaltfläche „Rückgängig", falls du dich vertan hast.

Bitte beachten: Eine gelöschte Terminart steht beim Anlegen neuer Termine nicht mehr zur Auswahl. Lies vor dem Bestätigen den Hinweis im Dialog: Ist die Terminart bereits Terminen zugeordnet, nennt er dir deren Anzahl. Hast du im Dialog „Diesen Hinweis nicht mehr anzeigen" gewählt, wird künftig ohne Rückfrage gelöscht.

Was eine Terminart beim Anlegen eines Termins bewirkt

Wählst du beim Anlegen eines Termins eine Terminart mit „Regeluhrzeit", übernimmt Photovate deren Start- und Endzeit für den gewählten Tag. Bei einer Terminart mit „Ganztägig" wird der Termin stattdessen ganztägig. Wechselst du danach zu einer Terminart mit Uhrzeiten, wird ganztägig wieder ausgeschaltet – es sei denn, du hattest ganztägig selbst eingeschaltet. Die übernommenen Zeiten kannst du im Termin jederzeit ändern. Beim Bearbeiten eines bestehenden Termins ändert ein Wechsel der Terminart die Uhrzeit nicht.

Wo werden Terminarten verwendet?

Sobald du deine Terminarten konfiguriert hast, stehen diese systemweit als Auswahlmöglichkeit bereit. Beim Anlegen eines neuen Termins innerhalb einer Chance oder eines Auftrags wählen deine Mitarbeiter die passende Terminart direkt aus der hinterlegten Liste aus. Das ersetzt die manuelle Eingabe und stellt sicher, dass alle Termine im System nach einem einheitlichen Schema kategorisiert sind.

Dieser einheitliche Aufbau zahlt sich besonders in der globalen Terminansicht aus. Dort lassen sich Termine gezielt nach Art filtern, sodass du beispielsweise mit einem Klick alle anstehenden Montagetermine über sämtliche Projekte hinweg einsehen kannst.

Das erleichtert die Ressourcenplanung erheblich und gibt dir jederzeit ein klares Bild über die anstehenden Aufgaben deines Teams.