Weitere Optionen - Chance

Oben rechts in einer Chance findest du das Menü „Mehr Optionen". Darin steuerst du den weiteren Verlauf des Projekts. Welche Einträge dir angezeigt werden, hängt von deinen Rechten und vom Stand der Chance ab.

Wiedervorlage setzen und entfernen

Mit „Auf Wiedervorlage" legst du ein Datum fest, an dem du an diese Chance erinnert werden möchtest. Ist bereits eine Wiedervorlage gesetzt, erscheint zusätzlich der Eintrag „Wiedervorlage entfernen", mit dem du sie wieder löschst.

Gut zu wissen: Eine überfällige Wiedervorlage verschwindet nicht von selbst. Sie bleibt stehen, bis du sie über „Wiedervorlage entfernen" aufhebst oder ein neues Datum setzt.

Projekt als gewonnen oder verloren markieren

Sobald ein Kunde dein Angebot annimmt, markierst du die Chance über „Gewonnen". Damit wird das Projekt in die nächste Phase überführt und steht als Auftrag für die operative Abwicklung bereit. Kommt es nicht zur Beauftragung, wählst du „Verloren" und hinterlegst den passenden Verlustgrund.

Das Projekt wird dadurch aus der aktiven Bearbeitung herausgenommen, bleibt jedoch mit sämtlichen Daten und der vollständigen Kommunikationshistorie im System erhalten. So kannst du auch im Nachhinein analysieren, warum ein Projekt nicht zustande gekommen ist.

Verlorene Chance wieder aufnehmen

Meldet sich ein Interessent doch noch, musst du die Chance nicht neu anlegen. Bei einer verlorenen Chance erscheint in der Kopfzeile die Schaltfläche „Chance reaktivieren". Der vorherige Status wird wiederhergestellt, alle zugehörigen Informationen bleiben erhalten, und archivierte Aufgaben kehren in ihren vorherigen Status zurück.

Archivieren und wiederherstellen

Um deine Chancenübersicht aufgeräumt zu halten, kannst du nicht mehr aktive Projekte über „Archivieren" aus der aktiven Ansicht nehmen. Archivierte Chancen bleiben vollständig erhalten; über die Filter der Chancenübersicht lässt du sie dir wieder anzeigen.

Eine archivierte Chance trägt in der Kopfzeile ein entsprechendes Kennzeichen und daneben die Schaltfläche „Chance wiederherstellen". Auch hier kehren die archivierten Aufgaben in ihren vorherigen Status zurück.

Datenerfassung

Über „Datenerfassung" erfasst und pflegst du die projektspezifischen Detaildaten, die für die weitere Abwicklung benötigt werden. Welcher Erfassungsbogen dabei geöffnet wird, hängt an der Projektart der Chance.

Gut zu wissen: „Datenerfassung" ist der einzige Eintrag, der auch ohne Bearbeitungsrecht für die Chance sichtbar bleibt. Ohne dieses Recht zeigt das Menü nur diesen einen Punkt.

Offene Pflichtfelder finden

Felder, die im Erfassungsbogen als Pflichtfeld angelegt sind, zeigt dir Photovate gesammelt an, solange sie noch leer sind:

• Oben neben dem Titel „Datenerfassung" steht dann ein roter Hinweis mit der Anzahl der offenen Felder, zum Beispiel „3 Pflichtfelder fehlen" oder „1 Pflichtfeld fehlt", dahinter „Zum nächsten".
• Ein Klick auf den Hinweis bringt dich zum nächsten leeren Pflichtfeld. Das Formular scrollt dorthin und setzt den Cursor direkt ins Feld. Ein weiterer Klick führt dich zum nächsten offenen Feld; nach dem letzten geht es wieder beim ersten los.
• Ab dem ersten Klick sind alle offenen Pflichtfelder rot markiert, darunter steht „Pflichtfeld – bitte ausfüllen". Beim Öffnen des Formulars ist noch nichts rot markiert.

Tabellen mit mehreren Einträgen: Jeder Eintrag einer Tabelle wird einzeln geprüft. Fehlt in einem Eintrag ein Pflichtfeld, wird der Eintrag rot umrandet und aufgeklappt. Auch einen Eintrag, den du selbst zugeklappt hast, öffnet der Sprung wieder, wenn das nächste offene Feld darin liegt.

Gut zu wissen: Speichern kannst du die Datenerfassung auch, wenn noch Pflichtfelder leer sind – der Hinweis dient dir als Erinnerung. Ein Pflichtfeld zum Hochladen von Dateien gilt erst als ausgefüllt, wenn mindestens eine Datei darin liegt. Den Hinweis mit der Anzahl siehst du nur, wenn du die Datenerfassung bearbeiten darfst.

Übertragung an Reonic

Ist die Reonic-Integration für deinen Betrieb aktiv, kommen zwei weitere Einträge dazu. Mit „In Reonic übertragen" schickst du die Chance samt Kontakt und Projektanschrift an Reonic. Ist die Übertragung erfolgt, steht an gleicher Stelle „In Reonic öffnen" und bringt dich direkt zum dortigen Projekt.

Für die Übertragung braucht Reonic einen Personenkontakt sowie eine vollständige, geokodierte Kundenanschrift. Fehlt etwas davon, nennt dir die Meldung genau das fehlende Feld.

Dokumente und Historie

Dokumente und Historie liegen nicht im Menü, sondern als Reiter in der rechten Spalte der Chance. Unter „Dokumente" findest du alle zur Chance erzeugten und hochgeladenen Unterlagen gebündelt, unter „Historie" die lückenlose Aufzeichnung aller Änderungen, Aktivitäten und Statuswechsel samt Zeitstempel und Name.