Der Bereich Vertrieb bildet die gesamte Verkaufsphase in PV2 ab. Hier werden aus ersten Anfragen konkrete Projekte entwickelt und bis zur Beauftragung begleitet.

Im Vertrieb arbeiten Sie mit Leads und Chancen. Leads sind erste Anfragen oder Interessenten. Wird aus einem Lead ein konkretes Projekt, entsteht eine Chance. Sobald ein Projekt angenommen wird, wird es in einen Auftrag überführt und im operativen Bereich weitergeführt.

Der grundlegende Ablauf im System ist klar strukturiert:

Lead → Chance → Auftrag → Rechnung

Leads verwalten

Im Tab Leads sehen Sie alle eingegangenen Interessenten.

Die Ansicht ist ähnlich aufgebaut wie im Kontaktbereich. Die Tabelle kann individuell angepasst werden, Filter stehen zur Verfügung und die angezeigten Spalten lassen sich konfigurieren. So können Sie Ihre Lead-Übersicht an Ihre Arbeitsweise anpassen.

Über „Lead hinzufügen“ können Sie jederzeit einen neuen Lead manuell anlegen.

Lead im Detail

Wenn Sie einen Lead öffnen, gelangen Sie in die Detailansicht mit allen relevanten Informationen zum Interessenten.

Hier sehen Sie unter anderem die hinterlegten Stammdaten, die Kontaktinformationen, den aktuellen Status sowie den zugewiesenen Mitarbeiter. So erkennen Sie sofort, wer verantwortlich ist und in welcher Phase sich der Lead befindet.

Ein zentrales Element der Lead-Ansicht ist das große Notizfeld, über das die gesamte Kommunikation dokumentiert werden kann.

Notizen und Aktivitäten dokumentieren

Im Notizfeld können Sie jederzeit neue Einträge hinzufügen. Jeder Eintrag wird automatisch mit einem Zeitstempel sowie dem verantwortlichen Benutzer gespeichert und in der Historie dokumentiert.

Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Sie können andere Personen per @-Funktion markieren und dadurch direkt benachrichtigen. Über Makros lassen sich vordefinierte Textbausteine einfügen, um wiederkehrende Inhalte schnell zu dokumentieren. Außerdem können Sie direkt aus dem Lead heraus E-Mails versenden oder Telefonate festhalten.

Alle Aktivitäten werden automatisch in der Historie erfasst. So bleibt der gesamte Verlauf transparent und nachvollziehbar.

Lead-Status steuern

Den Status eines Leads können Sie jederzeit anpassen, um Ihren Vertriebsprozess sauber zu organisieren.

Sie haben die Möglichkeit, eine Wiedervorlage mit einem konkreten Datum zu setzen. So wird der Lead zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf Ihre Aufgabenliste gebracht.

Falls sich herausstellt, dass kein Projekt zustande kommt, können Sie den Lead als verloren markieren. Dadurch wird er aus der aktiven Bearbeitung genommen, bleibt jedoch weiterhin dokumentiert.

Alternativ kann ein Lead archiviert werden, um die Übersicht zu bereinigen, ohne Daten zu verlieren. In bestimmten Fällen besteht außerdem die Möglichkeit, einen Lead zu löschen.

Alle Statusänderungen werden automatisch in der Historie festgehalten.

Lead in Chance umwandeln

Wird aus einem Lead ein konkretes Projekt, kann dieser in eine Chance umgewandelt werden.

Bei der Umwandlung wird automatisch ein Kontakt im System erstellt. Die hinterlegte Projektanschrift wird übernommen und eine neue Chance angelegt.

Ab diesem Zeitpunkt befindet sich das Projekt im aktiven Vertriebsprozess. Sie können nun Angebote erstellen, Termine planen und den weiteren Verlauf steuern.

Chancenübersicht

Im Tab Chancen sehen Sie alle aktiven Projekte im Vertriebsprozess.

Sie können zwischen zwei Darstellungsformen wechseln:

• Listenansicht, ideal für eine strukturierte Detailübersicht mit allen Projektinformationen
• Kanban-Ansicht, um Projekte visuell nach Status zu organisieren

In der Tabellenansicht erhalten Sie einen schnellen Überblick über zentrale Informationen wie Erstelldatum, Status, Projekt-Nummer, Bezeichnung, Adresse und Projektart.

Über „Chance erstellen“ können Sie jederzeit ein neues Projekt anlegen und direkt in den Vertriebsprozess starten.

Chance im Detail

Wenn Sie eine Chance öffnen, sehen Sie alle projektrelevanten Informationen in einer zentralen Übersicht.

Allgemeine Informationen

Im oberen Bereich werden die wichtigsten Projektdaten angezeigt. Dazu gehören die Bezeichnung der Chance, die Projekt-Nummer, die zugewiesene Projektart, der verantwortliche Mitarbeiter, die Quelleninformation, der aktuelle Status sowie die Projektanschrift.

Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld und dient der eindeutigen Identifikation des Projekts.

Die Projektart wird zuvor in den Einstellungen definiert und beeinflusst unter anderem die weitere Abwicklung und Vorlagenstruktur.

Alle Angaben können bei Bedarf angepasst werden. Änderungen werden automatisch in der Historie dokumentiert.

Verknüpfter Kontakt

Jede Chance ist automatisch mit einem Kontakt verbunden. Der zugehörige Kontakt wird in der Detailansicht angezeigt:

Sie sehen dort die wichtigsten Kontaktdaten wie:

• Name
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

So haben Sie alle relevanten Informationen direkt im Blick und können bei Bedarf schnell Kontakt aufnehmen.

Angebote

Im rechten Bereich der Chance werden alle zugehörigen Angebote angezeigt.

Hier können Sie:

• Ein neues Angebot erstellen
• Bestehende Angebote öffnen und bearbeiten
• Den aktuellen Angebotsstatus einsehen, zum Beispiel „Unterzeichnet“

Alle Angebote bleiben dauerhaft mit der Chance verknüpft und sind jederzeit nachvollziehbar.

Termine

Innerhalb einer Chance können Sie Montageterminen hinzufügen.

Beim Anlegen eines Termins definieren Sie den Titel, den Zeitraum sowie die Terminart. Der Termin wird anschließend automatisch mit der Chance verknüpft.

Alle erstellten Termine erscheinen zusätzlich in der globalen Terminübersicht, sodass Sie Ihre Projektplanung zentral verwalten können.

Aufgaben

Über den Button „Aufgaben“ gelangen Sie zur Aufgabenübersicht der jeweiligen Chance.

Die Aufgaben werden automatisch auf Basis der hinterlegten Abwicklungsvorlage erstellt. Welche Aufgaben erzeugt werden, hängt von der gewählten Projektart ab.

In der Übersicht sehen Sie:

• Offene Aufgaben
• Zugehörige Abwicklungsschritte
• Den aktuellen Status pro Aufgabe

Sie können direkt in einzelne Aufgaben wechseln, um Details einzusehen oder den Status zu aktualisieren.

Weitere Optionen

Innerhalb der Chance stehen Ihnen zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Sie können:

• Das Projekt als gewonnen markieren
• Das Projekt als verloren markieren
• Das Projekt archivieren
• Alle generierten Dokumente einsehen
• Zur Datenerfassung wechseln
• Die vollständige Historie anzeigen

Über diese Optionen steuern Sie den weiteren Verlauf der Chance und behalten jederzeit den Überblick über den Projektstatus.

Angebot erstellen

Innerhalb einer Chance können Sie ein oder mehrere Angebote erstellen.

Klicken Sie dazu in der Chance auf die Option zur Angebotserstellung. Das Angebot wird automatisch mit der jeweiligen Chance verknüpft.

Angebotsdaten

Beim Anlegen eines Angebots definieren Sie die grundlegenden Rahmendaten. 

Dazu gehören:

• Angebotsart
• Angebotsvorlage
• Angebotsnummer
• Referenznummer
• Angebotsdatum
• Gültigkeitsdatum

Je nach gewählter Projektart werden bestimmte Felder automatisch vorbelegt. Dazu zählen in der Regel die Angebotsart, die passende Vorlage sowie Kopf- und Nachtexte. Auch vordefinierte Positionen können automatisch übernommen werden.

So wird der Erstellungsprozess beschleunigt und standardisiert.

Leistungsdetails

Optional können zusätzliche projektspezifische Leistungsdetails angezeigt werden, zum Beispiel die Speicherkapazität in kWh oder die Gesamtleistung in kWp.

Diese Angaben dienen der besseren Dokumentation und Transparenz im Angebot und werden bei Bedarf automatisch in das Angebotsdokument übernommen.

Angebot bearbeiten

Ein bestehendes Angebot kann jederzeit angepasst werden, solange es noch nicht finalisiert wurde.

Sie können unter anderem:

• Positionen hinzufügen oder anpassen
• Preise ändern
• Rabatte vergeben
• Einzelpreise ein- oder ausblenden
• Einen globalen Rabatt auf das gesamte Angebot setzen

Nach der Bearbeitung stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung. Sie können das Angebot als Entwurf speichern und später weiter bearbeiten, eine PDF-Vorschau generieren oder das Angebot final fertigstellen.

Mit der Finalisierung wird das Angebot verbindlich erzeugt.

Angebotsmappe

Nach der Fertigstellung eines Angebots können Sie eine Angebotsmappe hinzufügen. Diese bündelt das Angebots-PDF mit weiteren definierten Dokumenten in einer strukturierten Zusammenstellung.

Bitte beachten Sie: Wenn ein bereits fertiggestelltes Angebot nachträglich bearbeitet wird, wird die bestehende Angebotsmappe gelöscht und muss anschließend erneut erstellt werden.

Angebot versenden

Ein fertiges Angebot kann direkt aus dem System per E-Mail versendet werden.

Dabei werden automatisch die hinterlegte E-Mail-Vorlage, Ihre E-Mail-Signatur sowie das generierte Angebots-PDF verwendet.

Der Versand wird in der Historie dokumentiert.

Angebot als unterzeichnet markieren

Sobald der Kunde das Angebot unterschrieben hat, können Sie den Status entsprechend aktualisieren.

Sie haben die Möglichkeit, das unterschriebene Dokument hochzuladen oder das Angebot direkt als „unterzeichnet“ zu markieren.

Der Status wird im System gespeichert und bildet die Grundlage für die weitere Projektabwicklung.

Von der Chance zum Auftrag

Wird ein Projekt erfolgreich abgeschlossen und das Angebot vom Kunden angenommen, markieren Sie die Chance als gewonnen. Dadurch wird sie automatisch in einen Auftrag überführt.

Mit diesem Schritt endet die Vertriebsphase und die operative Umsetzung beginnt.

Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die eigentliche Projektabwicklung. Rechnungen können erstellt werden und die Terminplanung wird aktiv genutzt. Das Projekt wird nun im Bereich Aufträge weitergeführt.

Alle bisherigen Informationen aus der Chance bleiben erhalten und sind weiterhin nachvollziehbar dokumentiert.

Termin hinzufügen

Innerhalb einer Chance können Sie Montageterminen direkt anlegen.

Beim Erstellen eines Termins definieren Sie den Titel, den Terminzeitraum sowie die Terminart. Diese Angaben helfen dabei, den Termin korrekt einzuordnen und zu planen.

Der Termin wird automatisch mit dem Projekt verknüpft und erscheint zusätzlich in der globalen Terminübersicht.

So behalten Sie sowohl projektbezogen als auch übergreifend den Überblick über alle geplanten Termine.