Aufgaben

Die Aufgabentabelle zeigt alle im System erfassten Aufgaben. Du kannst Aufgaben suchen, filtern, sortieren, neue Aufgaben erstellen und vorhandene Aufgaben öffnen, um Details einzusehen oder zu bearbeiten.

Allgemeiner Aufbau der Aufgabentabelle

Die Aufgabentabelle erreichst du über den Menüpunkt „Aufgaben" in der linken Navigation. In der Tabelle wird jede Aufgabe als Zeile angezeigt, die wichtigsten Informationen sind in Spalten angeordnet:

Aufgabentabelle mit Spalten zu Status, Verantwortlichkeit, Fälligkeitsdatum, Priorität und Aufgabentyp.

Tabelle oder Kanban-Ansicht

Oben in der Aufgabenübersicht schaltest du zwischen zwei Darstellungen um:

• „Liste" zeigt die Aufgaben als Tabelle, wie oben beschrieben.
• „Kanban" zeigt dieselben Aufgaben als Spalten nach Bearbeitungsstand: „Offen", „In Bearbeitung" und „Abgeschlossen". Du ziehst eine Karte in eine andere Spalte, um den Status zu ändern.

Die Filter und die Suche wirken in beiden Ansichten gleich.

Neue Aufgabe erstellen

1. Klicke in der Aufgabentabelle oben rechts auf „Aufgabe erstellen".
2. Es öffnet sich das Dialogfenster „Aufgabe erstellen" in der Mitte des Bildschirms.
3. Fülle die Felder aus. Pflicht sind dabei nur Titel und Verantwortlichkeit.
4. Speichere die Aufgabe über „Hinzufügen". Die Aufgabe erscheint anschließend in der Aufgabentabelle.

Dialog zur Erstellung einer neuen Aufgabe mit Pflichtfeldern Titel und Verantwortlichkeit.

Aufgabe öffnen und Details ansehen

Um Details zu einer Aufgabe aufzurufen:

1. Suche die gewünschte Aufgabe in der Tabelle (z. B. über Suche oder Filter).
2. Klicke auf die Zeile oder den Aufgaben‑Titel.
3. Es öffnet sich die Detailansicht der Aufgabe mit allen Informationen (Aufgabenkopf, Notizen, Historie).

In der Detailansicht kannst du – abhängig von deinen Rechten – Status, Verantwortlichkeit, Fälligkeit und weitere Angaben anpassen oder Notizen hinzufügen.

Detailansicht einer Aufgabe mit Notizbereich und Historie.

Status ändern und abgeschlossene Aufgaben wieder öffnen

In der Detailansicht einer Aufgabe stehen oben die Status „Offen", „In Bearbeitung" und „Abgeschlossen" nebeneinander (bei gesperrten Prozessaufgaben steht dort stattdessen „Gesperrt"). Der aktuelle Status ist farbig hervorgehoben. Klicke auf einen anderen Status, um ihn zu setzen. Dasselbe funktioniert auf den Aufgabenkarten, die du in einer Chance oder einem Auftrag über „Aufgaben" öffnest – die Aufgabe öffnet sich dabei nicht.

Ist eine Aufgabe abgeschlossen, wird nur noch „Abgeschlossen" angezeigt. Daneben erscheint ein Pfeilsymbol mit dem Hinweis „Wieder öffnen". Ein Klick darauf holt die Aufgabe zurück:

• Eine normale Aufgabe steht danach wieder auf „In Bearbeitung".
• Eine „Entscheidung" steht danach wieder auf „Offen", und die bisherige Antwort wird entfernt. Das gilt auch für eine abgelehnte Entscheidung, die ebenfalls als „Abgeschlossen" angezeigt wird.

Gut zu wissen: Den Status änderst du nur, wenn du die Aufgabe bearbeiten darfst. Bei Entscheidungen und archivierten Aufgaben wird der Status in der Detailansicht nur angezeigt. Archivierte Aufgaben lassen sich dort auch nicht wieder öffnen.

Aufgaben einer Abteilung übernehmen

Ist eine Aufgabe nicht einer Person, sondern einer Abteilung zugewiesen, erscheint in der Detailansicht die Schaltfläche „Mir zuweisen". Damit übernimmst du die Aufgabe, und dein Team sieht, dass sie bearbeitet wird.

Stellst du später fest, dass jemand anderes besser passt, gibst du sie über „Zurück an Abteilung" wieder frei. Die Aufgabe ist dann erneut für alle Mitglieder der Abteilung sichtbar.

Gesperrte Aufgaben

Aufgaben aus einer Abwicklung können den Status „Gesperrt" haben. Gesperrt heißt: Eine vorgelagerte Aufgabe ist noch nicht abgeschlossen, diese Aufgabe ist also noch nicht an der Reihe.

Gesperrte Aufgaben sind standardmäßig ausgeblendet. Setze im Filter den Schalter „Gesperrte Aufgaben anzeigen", um sie einzublenden – in der Kanban-Ansicht kommt dann zusätzlich die Spalte „Gesperrt" dazu.

Aufgaben filtern und suchen

Bei vielen Aufgaben hilft die Filterfunktion, den Überblick zu behalten.

Suche

• Nutze das Suchfeld oberhalb der Tabelle, um nach Titel, Aufgaben‑Nr. oder weiteren Suchbegriffen zu suchen.
• Die Tabelle wird auf passende Treffer eingeschränkt.

Filter

1. Klicke oben rechts auf „Filtern".
2. Rechts öffnet sich die Filterleiste mit Feldern wie:
   • Verantwortlichkeit
   • Status
   • Priorität
   • Fälligkeitsdatum (Von/Bis)
   • Ersteller
   • Aufgabentyp
   • Erstellt am (Von/Bis)
3. Wähle die gewünschten Filterkriterien aus — die Tabelle wird sofort entsprechend eingegrenzt.
4. Über „Zurücksetzen" entfernst du alle Filter und siehst wieder alle Aufgaben.

Filterleiste mit Kriterien für Verantwortlichkeit, Status, Priorität und Datumsbereiche.

Aufgaben sortieren

• Klicke auf eine Spaltenüberschrift (z. B. Fälligkeitsdatum oder Priorität), um die Tabelle danach zu sortieren.
• Ein erneuter Klick kehrt die Sortierreihenfolge um (aufsteigend/absteigend).
• So kannst du dir z. B. zuerst die Aufgaben mit dem nächsten Fälligkeitsdatum oder mit hoher Priorität anzeigen lassen.

Best Practices für die Arbeit mit Aufgaben

• Status aktuell halten: Aktualisiere den Status (z. B. von „Offen" auf „In Bearbeitung" oder „Abgeschlossen"), damit dein Team den Fortschritt sieht.
• Prioritäten realistisch vergeben: Nur ein kleiner Teil der Aufgaben sollte auf „Hoch" stehen, damit wichtige Themen nicht untergehen.
• Keine „herrenlosen" Aufgaben: Für jede Aufgabe sollte eine klare Verantwortlichkeit hinterlegt sein.
• Filter für Tages‑/Wochenplanung nutzen: Filtere regelmäßig nach deinen eigenen Aufgaben und Fälligkeiten, um deine Arbeit zu planen.

Gut zu wissen: Prozessaufgaben werden automatisch archiviert, sobald der zugehörige Auftrag abgeschlossen ist. Du musst erledigte Prozessaufgaben also nicht manuell aufräumen.